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« La dématérialisation génère d’importants gains de productivité »

Pr. Jean-Marie Begne, enseignant de Sciences de gestion à l’université de Yaoundé II-Soa.

Des administrations ca- merounaises à l’instar des Impôts et de la Douane se sont lancées dans un proces- sus de dématérialisation des procédures, de même que de nombreuses entreprises. Quel regard portez-vous sur ce procédé ? Globalement, il s’agit d’une méthode de conversion de l’information d’un support physique vers un support nu- mérique. En d’autres termes, le processus consiste à substituer dans l’organisation, les sup- ports d’information matériels et donc existant sous forme analogique (c’est-à -dire sur du papier, sur film ou microfilm), par des fichiers numériques stockés dans des supports adaptés tels que les serveurs informatiques ou les ordinateurs. En adoptant cette démarche, l’organisation cherche mani- festement à s’affranchir des contraintes inhérentes au support papier, profitant pour ce faire du développement fulgurant de l’informatique qui conduit à recourir essentiellement à des supports numériques (via l’Internet ou l’Intranet). Cette démarche permet d’en- visager des échanges multiples et variés avec une pluralité d’ac- teurs, induisant du même coup des bouleversements profonds dans les habitudes des agents et dans les organisations ad- ministratives. Celles-ci vont devoir ainsi revisiter en profondeur leurs pratiques de gestion et donc, redéfinir une culture organisationnelle qui soit plus en phase avec les orientations de cette option stratégique de développement organisationnel à laquelle cor- respond, d’un point de vue ma- nagérial, la dématérialisation des procédures. Quels avantages les admi- nistrations et entreprises tirent-elles de ce mode de fonctionnement ? Le transfert sur des supports numériques des informations existant auparavant sous forme analogique établit la déma- térialisation des procédures à la fois comme conséquence et mode d’expansion de l’in- formation dont elle épouse de facto, des avantages et des inconvénients. Par conséquent, les avantages que peuvent ti- rer les administrations et les entreprises de ce processus sont grosso modo ceux de l’in- formatisation de leurs services, et ils sont multiples et variés. Dans une approche résu- mante, on peut partir de la banale évidence selon laquelle la dématérialisation des procé- dures simplifie l’administration en permettant une pluralité d’échanges avec de multiples acteurs dans des délais extrê- mement réduits. Ensuite, en privilégiant l’administration complète du traitement des données, elle génère d’impor- tants gains de productivité. Elle permet donc d’améliorer sensiblement la productivité des personnels et s’avère être un moyen efficace de réduction des coûts liés au traitement des documents. Divers autres avantages impor- tants peuvent être aussi évoqués, tels que la disponibilité de la version électronique des infor- mations détenues, un meilleur suivi et une meilleure traçabilité des documents, l’amélioration des aspects liés à la sécurité de l’archivage, voire la capita- lisation des connaissances et savoir-faire des salariés. Au total, le recours à des sup- ports numériques d’information qui caractérise la démarche de dématérialisation, permet de maximiser le rendement des administrations et des entreprises. Quels sont les préalables qui permettent à une adminis- tration de pouvoir dématé- rialiser ses procédures avec efficacité ? La dématérialisation qui vise à faciliter le travail des agents et à répondre avec plus de célé- rité et donc plus d’efficience aux attentes des usagers ou clients, oblige tous les services de l’administration à travailler de manière transversale. Elle a donc un impact d’abord sur l’organisation de ces services, puis sur les méthodes de gestion. Comme préalables à une implé- mentation efficace du processus, il faut bien évidemment que l’administration concernée se dote d’abord d’outils numé- riques de production de docu- ments. En amont, les services doivent être alors réorganisés pour être mis en adéquation avec ces outils numériques. Et en aval, il faut bien entendu pouvoir disposer d’une base de données partagée pour gérer les documents dématérialisés. La dématérialisation impliquant un profond changement de pratiques professionnelles, un autre préalable important se- rait de permettre aux agents et services, de se familiariser avec les technologies nouvelles y afférentes par le biais de for- mations appropriées. Comment saisir au mieux les opportunités qu’offre la dématérialisation des procédures lorsqu’on sait qu’elle peut entraîner une réduction des effectifs du personnel et occasioner les suppressions ? Toute médaille a son revers. Mais pour saisir au mieux les opportunités qu’offre ce pro- cessus, il semble indiqué de faire cohabiter partout où cela s’impose, la procédure papier qui de toutes les façons conti- nuera de subsister (l’option zéro papier étant utopique dans l’administration), et la procédure dématérialisée.

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